Do głównych zadań sekretarki należy wspieranie biura w sprawach organizacyjnych, jednak osoba na tym stanowisku często stanowi również wizytówkę firmy. Jakie wymagania należy spełnić, by zatrudnić się jako sekretarka? Gdzie można znaleźć zatrudnienie? Czy jest to zawód stwarzający możliwość rozwoju? W naszym artykule znajdziesz odpowiedź na te i inne pytania związane z tą profesją.
Sekretarka
Opis stanowiska sekretarki należy rozpocząć od wyjaśnienia jej podstawowej funkcji w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim sekretarka to ktoś, kto wspiera codzienną pracę personelu firmy. Zwykle jest też pierwszą osobą, z którą mają kontakt wszyscy, którzy chcą nawiązać jakiekolwiek stosunki z firmą, Są to klienci, kontrahenci czy osoby szukające informacji na temat działalności przedsiębiorstwa.
Jest to więc odpowiedzialna funkcja, która wpływa na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Dlatego podczas rekrutacji na to stanowisko pracodawcy biorą pod uwagę wiele czynników, począwszy od wykształcenia, po kompetencje miękkie i osobowość kandydatki.
Sekretarka – kwalifikacje
Nie ma żadnych wymagań dotyczących wykształcenia sekretarki. Niemniej, by właściwie wykonywać obowiązki służbowe, osoba zatrudniona na tym stanowisku powinna wykazywać się szeregiem umiejętności. Te może zdobyć podczas specjalistycznych kursów, organizowanych niekiedy na przykład przez urząd pracy, prywatne centra szkoleniowe bądź firmy szukające osób na to stanowisko.
Sekretarka – wymagania
Mimo braku formalnie ustalonych kwalifikacji zawodowych sekretarki, osoba taka powinna przede wszystkim potrafić obsługiwać sprzęt biurowy – komputer, kserokopiarkę, faks i inne urządzenia. Musi również znać programy służące do tworzenia tekstu, tabel, prezentacji, a niekiedy również do sporządzania i rozliczania faktur.
W niektórych firmach do wymaganych umiejętności sekretarki włącza się również biegłe posługiwanie się językiem obcym w mowie i piśmie czy bezwzrokowe pisanie na klawiaturze.
Pracodawcy często podają w ogłoszeniach również wymogi dotyczące preferowanych cech sekretarki. Do najczęstszych należą:
- dobra organizacja pracy,
- samodzielność,
- komunikatywność,
- doskonała prezencja,
- wysoka kultura osobista,
- umiejętność pracy zespołowej,
- skrupulatność.
Zakres obowiązków sekretarki
To, co znajduje się w zakresie obowiązków sekretarki, zwykle zależy od takich czynników, jak wielkość firmy i jej branża. Ponadto obowiązki sekretarki dyrektora zwykle są trochę inne od codziennych zadań osoby obsługującej na przykład sekretariat jakiejś uczelni czy instytucji.
Do zakresu pracy sekretarki należy:
- odbieranie telefonów, przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji,
- obsługa korespondencji,
- odbieranie i nadawanie przesyłek,
- tworzenie zleconych pism, prezentacji, zestawień, przemówień, plansz,
- dbanie o zaopatrzenie firmy w przybory biurowe,
- obsługa kserokopiarki,
- tworzenie grafiku pracy personelu,
- informowanie zarządu bądź pracowników o bieżących sprawach, ofertach, problemach, dotyczących funkcjonowania firmy,
- sporządzanie grafiku spotkań i konferencji,
- wsparcie pracy zarządu zgodnie z jego wytycznymi.
Sekretarka – CV
Jeśli zamierzamy zatrudnić się w charakterze sekretarki, zadbajmy o to, by nasze CV nie tylko zawierało informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, ale również było sygnałem dla rekrutera, że posiadamy kompetencje miękkie, które czynią nas doskonałą kandydatką – czy kandydatem – na to stanowisko.
CV sekretarki powinno być przejrzyste. Sekcja „wykształcenie” nie musi być rozbudowana, jednak nie zapomnijmy zawrzeć w niej informacji o kursach i certyfikatach, które przynajmniej częściowo mogą mieć związek z obowiązkami sekretarki.
Pisząc o umiejętnościach, bądźmy konkretni. Zaznaczmy, jakie programy komputerowe potrafimy obsługiwać, czy umiemy posługiwać się jakimś językiem obcym oraz czy posiadamy prawo jazdy. W dalszej części tej sekcji napiszmy również o swoich kompetencjach miękkich.
Bardzo ważną kwestią jest umiejętne opisanie posiadanego doświadczenia zawodowego. Nawet jeśli wcześniej nie pracowaliśmy na podobnym stanowisku, warto wspomnieć o projektach, w których braliśmy udział, a które w jakiś sposób pokrywały się z zadaniami sekretarki.
Ile zarabia sekretarka?
W wielu firmach sekretarka ma możliwość rozwoju. W zależności od nabywanych w trakcie pracy kompetencji, może na przykład awansować na stanowisko asystentki biura zarządu, specjalisty ds. HR, fakturzystki czy koordynatora projektów. Jednak czy jest to zawód, który opłaca się również finansowo?
Tutaj bardzo wiele zależy od wielkości firmy, jej prestiżu czy lokalizacji. Miesięczne całkowite wynagrodzenie sekretarki wynosi 3200 zł brutto. 25% najlepiej opłacanych osób na tym stanowisku zarabia miesięcznie ponad 3760 zł brutto. Pensja jednej czwartej najgorzej opłacanych sekretarek nie przekracza 2660 zł brutto miesięcznie.
Bydgoszcz – sekretarka
W Bydgoszczy pracę sekretarki można wykonywać w bardzo wielu przedsiębiorstwach i instytucjach. Liczne ogłoszenia znajdziemy w Internecie.
Przeglądając oferty, pamiętajmy, że choć jest to zawód zdominowany przez kobiety – aż 99% osób zatrudnionych w sekretariacie to panie – nie istnieją żadne przeciwwskazania, by obowiązki sekretarza pełnili również mężczyźni.
